El mundo empresarial actual es cada vez más complejo, si vas a emprender necesitas un plan de empresa o plan de negocios. El auge de las nuevas tecnologías y la globalización contribuyen a que existan cada vez más propuestas de bienes y servicios. Satisfacer a un número de clientes potenciales suficiente para la puesta en marcha de una idea de negocio exige planificación. Y esta debe ser exhaustiva, además de plantear estrategias para el proyecto empresarial, solo así merecerá la pena.
El plan de empresa se convierte así en una herramienta esencial. Los emprendedores y gestores necesitan dotarse de instrumentos eficaces que prevean y maximicen los beneficios del negocio. Más aún en proyectos orientados a sacar partido de los innumerables nichos de mercado pendientes de explorar que surgen cada día.
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¿Para qué sirve un plan de empresa?
El plan de empresa o de negocio es útil para estructurar y representar las ideas. Identifica las oportunidades más interesantes incluyendo modelos de negocio para desarrollar en internet. Ofrece un análisis de la situación real de la competencia y el mercado. Define de manera conjunta los fines, las estrategias y las medidas a tomar en ellas.
Es una referencia para el trabajo diario de los emprendedores y sus colaboradores. Sirve como instrumento didáctico, informacional y comparativo al aportar conocimiento sobre factores como el personal, el capital, el tiempo de ejecución entre otros.
Minimiza la incertidumbre del negocio, para evitar problemas futuros y superar posibles eventualidades. Supone una valiosa herramienta para informar a terceros de nuestra actividad. Y también para convencer para la obtención de préstamos o financiación, autorizaciones y permisos.
Los planes de negocios sirven además, para programar las relaciones de la empresa o actividad con otras personas y entidades que, sin formar parte de ella, son parte esencial en su funcionamiento. Aquí se encuentran cuestiones tan importantes como las relaciones con la Administración tributaria (liquidación de impuestos como el IVA o el Impuesto de Sociedades) y de la Seguridad Social. También las relaciones con clientes y proveedores.
¿Cómo debe ser un plan de empresa?
Un plan de empresa debe ser muy descriptivo sobre el tipo de negocio que representa. Debería responder a un estudio profundo y serio sobre la viabilidad real del proyecto poniendo como centro al potencial cliente. Tanto desde un punto de vista técnico como económico y financiero. Y sin obviar la variedad de alternativas y soluciones técnológicas para vender online disponibles en la actualidad.
Hay que reflejar las metas que se persiguen con la creación de la empresa y las estrategias a seguir para la consecución de los objetivos. Todo de la manera más sencilla y fácil de entender, de forma clara y precisa. Como un manual práctico y realista en cuanto a maniobras y operaciones se refiere. Pero también flexible, para adaptarse a posibles cambios o correcciones a lo largo del tiempo.
¿Qué tiene que tener un plan de empresa?
Un plan de empresa es un documento ordenado e indexado que contiene un análisis de todos los elementos y factores que intervienen en la organización y el despliegue de su actividad comercial.
Se puede distinguir entre planes estratégicos y planes operativos. Mientras que la planificación estratégica contiene las líneas maestras en las que se basará la actuación de la empresa, los planes operativos desarrollan cada una de esas líneas maestras. Como regla general, un plan estratégico tiene un horizonte temporal plurianual mientras que el de los planes operativos tiene carácter anual. Ambos son necesarios, especialmente si existe un gran volumen de negocio y/o de trabajadores. Presta atención porque vamos a verlo.
Misión, visión y objetivos
En primer lugar, este plan deberá hacer una descripción de la misión, visión y definición objetivos (también en internet) que la empresa se marca en el horizonte temporal que se define, a fin de que todos conozcan las líneas generales del negocio.
El nivel de implicación de los socios o terceras personas que colaboren en el proyecto dependerá de su grado compromiso con la propuesta. Y a la vez, cuantas más personas participen, más tiempo será necesario para aclarar los conceptos. Cada integrante deberá alinear sus intereses profesionales a los objetivos del negocio.
Plan de marketing
El plan de marketing puede aportar mucha información valiosa. Debe contemplar las acciones y campañas en el terreno online, incluyendo los 3 pilares básicos de cualquier negocio en internet, e incorpora diferentes elementos.
Objeto de análisis e investigación
Definición del objeto de análisis que puede ser un tipo de servicio, una línea de productos, cualquier cosa que queramos ofrecer. Se trata de la propuesta de valor. Habrá que determinar el ámbito geográfico en el que queramos operar y la temporalidad de nuestros productos si la hubiera. El perfil del público objetivo y el enfoque también es importante, entre otros muchos aspectos que dependerán del tipo de negocio.
Análisis externo
Análisis externo del sector para definir una estrategia de posicionamiento en el mercado que son sitúe comparativamente con los demás en cuanto a calidad, precio y otros aspectos. Según la actividad puede ser necesario realizar un análisis DAFO para conocer nuestras fortalezas y debilidades con respecto a la competencia.
La investigación conlleva realizar un estudio de mercado, la realización de encuestas y la observación de todo tipo de aspectos relevantes sobre los demás actuadores, ¿cuáles son los competidores actuales?, ¿existe la posibilidad de que entren a escena otros nuevos?. ¿Dónde se encuentran y qué aportan los proveedores y distribuidores?, ¿cómo nos aprovisionaremos si necesitamos la colaboración de estos?.
Análisis interno
Análisis interno para conocer las posibilidades del negocio o empresa con respecto a la competencia. ¿Cómo será nuestro proceso productivo?, ¿qué grado de desarrollo tecnológico tenemos con respecto a la competencia?, ¿cúal es el nivel de calidad de lo que ofrecemos?, ¿con qué experiencia contamos para desarrollarlo?, ¿cuál es la estructura de costes y cómo nos aprovisionaremos?.
Diagnóstico de la situación
Diagnóstico de la situación, en relación al entorno y a la competencia. Teniendo en cuenta el entorno económico, demográfico, tecnológico, político o legal si afecta, y el socio-cultural entre lo más destacado. Tratar de determinar la posible demanda, el tamaño del mercado, la tasa de crecimiento y decrecimiento, estacionalidad y expectativas en cuánto a cantidad de ventas.
Definición del público objetivo
La definición del público objetivo al que irán dirigidas nuestras campañas por las características concretas que puedan reunir. En este contexto se realizan prototipos del perfil ideal de las personas que puedan encontrar un valor real en nuestro producto. Tener en cuenta su comportamiento, las motivaciones, situaciones de uso más habituales, los atributos más diferenciales y las diferentes actitudes.
Fijación de objetivos del negocio
Fijación de objetivos para colocar nuestros productos o servicios. Determinación de estrategias que incluyan los medios y canales que se utilizarán. Pueden ser estrategias comerciales, de segmentación o de posicionamiento. Y tratar aspectos como la estrategia de comunicación, los canales de distribución, la calidad o los precios.
Acciones para cumplir objetivos
Determinación de acciones concretas y específicas, las que se llevarán a cabo para perseguir los objetivos y metas. ¿Qué se va a hacer?, ¿cuándo se va a hacer?, ¿quién lo llevará a cabo? y ¿cuál será el coste de su realización?. Calendarizar de forma específica las actuaciones a lo largo del tiempo.
Plan de operaciones
El plan de operaciones deberá reflejar los objetivos desde un punto de vista técnico y productivo. Implica diseñar el proceso de producción del valor, los elementos que intervienen en él, y calcular los costes.
Espacio virtual
Descripción del espacio virtual como el diseño de la página web y los canales y medios digitales que se utilizarán al servicio de la actividad. Algo inherente a casi cualquier iniciativa hoy en día para ofrecer información las 24 horas.
Espacio físico
Descripción del espacio físico o local si se necesita, incluyendo el equipamiento, y su distribución. El aprovechamiento del espacio y la forma en la que los trabajadores realizarán sus tareas.
Proceso productivo
Descripción del proceso productivo para conocer los pasos del proceso de generación de la propuesta de valor. Así como el tiempo requerido para su realización de una manera realista.
La tecnología a utilizar en el caso de que la actividad necesite algún tipo de maquinaria, hardware o software. Teniendo en cuenta cómo se utiliza y si está disponible en el mercado, algo importante para evaluar las posibilidades del comercio digital. La calidad y productividad que nos permite alcanzar esta tecnología y su ámbito de aplicación. El volumen óptimo de producción, su complejidad y el mantenimiento necesario.
Hay que considerar además el volumen de actividad para determinar el rendimiento o cuánto se puede producir y a materia prima que se necesita para operar. Y por supuesto, la capacidad de almacenamiento y la gestión de stock, también en el caso de los ecommerce.
El personal o los trabajadores
El personal es importante en el plan de operaciones. Sobre todo si es necesario contar con técnicos experimentados para controlar la tecnología, desde una máquina hasta un software. ¿Hay profesionales disponibles o habrá que formarlos?. La profesionalidad y habilidades del equipo humano influye mucho en los resultados de un negocio o empresa.
Compras y proveedores
La gestión de las compras y el trato con los proveedores junto a las estrategias de precios o técnicas de pricing. Las cantidades de productos o servicios que según las expectativas de demanda que necesitarán. Los productos y precios de los proveedores, sus calidades, condiciones de pago y plazos de entrega. ¿Tenemos poder de negociación?, puede marcar la diferencia al elegir proveedores.
Estudio de los recursos financieros, líneas de financiación más rentables para el desempeño de la actividad en cuanto a créditos y financiación de proveedores.
Costes de producción
El presupuesto de los costes de producción del bien que se aporta, también si se trata de un servicio. Los aspectos clave para optimizar la producción en caso que que aumente la demanda. Tener en cuenta si habrá que adaptarse a alguna normativa o modelo, o a la estandarización en cuanto a calidad del producto o prestación del servicio.
Costes de funcionamiento
Entre los cálculos económicos habrá que especificar los costes de funcionamiento, como la energía eléctrica o el combustible. El coste del personal directo y sus capacidades de operación. En este apartado se puede incluir la amortización de la inversión.
Plan de recursos humanos
El plan de recursos humanos tiene que recoger información sobre el personal necesario y sus capacidades. También la organización funcional y la estructura de la plantilla. Y el procedimiento para seleccionar a los trabajadores junto a los sistemas de contratación.
Organización funcional
La organización funcional conlleva estructurar de la forma más adecuada los recursos humanos para integrarla con los recursos materiales y financieros. Se trata de sacar partido a los medios disponibles para conseguir los objetivos propuestos. Se establecen las relaciones entre los trabajadores, la jerarquía y dependencias para plasmarlo en un organigrama.
Asignación de tareas
Ordenar las tareas que realizará cada empleado tanto cuantitativa como cualitativamente, para asignar a cada cual sus competencias. Horarios partidos o continuados, la cantidad de horas necesarias para cada tarea, y la cantidad de personal necesaria. Definir el nivel de conocimientos para cada puesto y su importancia en el conjunto.
Plan de contratación
El plan de contratación implica definir el tipo de contrato que vinculará a cada uno de los empleados con la empresa, las condiciones y el coste. Para minimizar riesgos al principio, es posible preveer contratos a tiempo parcial, como colaboradores o freelance. De cualquier manera, hay que tener en cuenta los salarios.
Estimar la productividad
La productividad es la relación entre la producción obtenida en un determinado período de tiempo y los elementos necesarios para su alcanzarla. Supone la eficiencia técnica y económica de un negocio, y en ella intervienen factores como la cualificación de los trabajadores y la tecnología.
Políticas salariales
Las políticas salariales, los convenios colectivos y los planes de externalización de funciones determinarán cómo se logran los objetivos por medio de los recursos humanos. Hay que tener en cuenta los tipos de contratos de trabajo, la formación de los trabajadores y su experiencia.
Plan económico y financiero
La planificación económica y financiera supone la previsión de la actividad a medio y largo plazo, en un horizonte de entre 3 y 5 años. Es algo difícil de determinar, y por ello, existe un grado elevado de incertidumbre. Aún así, es necesario para estar mejor preparados de cara al futuro control de las variables que afectan al negocio.
Plan de inversiones
El plan o presupuesto de inversiones es una relación de los activos necesarios para poner en marcha y hacer rodar la idea. Debe reunir información sobre los bienes tangibles e intangibles.
Entre los bienes tangibles pueden encontrarse el espacio para desarrollar la actividad, la maquinaria, las instalaciones, los elementos de transporte, las herramientas, el mobiliario. Entre los bienes intangibles están las licencias y derechos de traspaso, patentes, registros de marca, depósitos y fianzas, concesiones administrativas, propiedad industrial, aplicaciones informáticas, participaciones. No hay que olvidarse de las existencias iniciales y una provisión de fondos para hacer frente a gastos hasta cobrar las primeras facturas.
Plan de financiación
En el plan de empresa, el plan de financiación es el dinero con el que se financian las inversiones. Debe contemplar tanto los recursos propios, como los créditos o préstamos, subvenciones, donaciones y legados. También la capitalización o pago único de las prestaciones reconocidas por desempleo y las hubiera. Y además, las posibles aportaciones propias o de terceros sin costes financieros.
Estimar la rentabilidad
Habrá que definir los ratios de rentabilidad del proyecto calculando el período de recuperación de la inversión, el valor actual neto, y la tasa interna de rentabilidad. Además hay que tratar de calcular el umbral de rentabilidad o punto muerto, que es el nivel de actividad y ventas de la empresa a partir del cual empieza a obtener beneficios. Y por supuesto, en la medida de lo posible, especificar el tiempo necesario para alcanzarlo.
Balance de situación
El balance de la situación refleja la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado. Es una especie de fotografía del estado general del negocio en un lapsus concreto, que suele hacerse coincidir con el fin del ejercicio fiscal. Se trata de encontrar el equilibrio entre la inversión o valor de los recursos (activo) y la cantidad con la que se financian (pasivo).
Estudio de las masas patrimoniales
El estudio de las masas patrimoniales en un momento dado, también sirve para mostrar la situación de equilibrio o desequilibrio en la que se encuentra la empresa. El equilibrio total conllevaría que el activo se encuentre financiado con patrimonio neto, exento de financiación ajena.
El concepto de equilibrio financiero habitual está compuesto por una combinación entre la financiación propia y la ajena. La falta de liquidez por otro lado, retrata una situación en la que parte de los activos no corrientes son financiados con pasivos corrientes. Compromete la capacidad de responder a las obligaciones surgidas a corto plazo.
Tener en cuenta que la insolvencia de la empresa llega cuando las pérdidas son grandes y el patrimonio neto pasa a ser negativo. en este caso, los recursos ajenos serían mayores que todo el activo. Algo que supone el fin de la actividad por endeudamiento, a no ser que reciba inyecciones económicas en beneficio de su rescate.
Cuenta de pérdidas y ganancias
La famosa cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias supone demostrar el estado financiero económico alcanzado por el negocio o empresa. Hablamos del beneficio o la pérdida durante un período de tiempo concreto, que se establece generalmente de forma anual.
Recoge las partidas de ingresos y gastos del período seleccionado, y distingue entre la inversión y el gasto, dejando fuera las inversiones, ya que son permanentes durante varios ejercicios. Dentro de esta consideración hay que incluir los presupuestos de ventas, los gastos comerciales, las compras, las existencias y sus costes entre otras cosas que requiera la actividad.
Resultado económico y financiero
El resultado económico y financiero se recoge en el documento contable de la cuenta de resultados. En el análisis de viabilidad de un negocio es preciso estimar cuales van a ser sus resultados a través de la formulación de su cuenta de resultados previsional. Para realizar este estudio hay que tener en cuenta la diferencia entre cobros y pagos o (cashflow bruto), lo mismo menos los impuestos (cashflow neto), la diferencia entre los ingresos y los gastos o margen de venta, y sobre todo, los beneficios.
Presupuesto de tesorería
El presupuesto de tesorería es un estado económico financiero en el que se refleja la variación del saldo neto de caja que resulta por diferencia entre los flujos de entrada (cobros) y las corrientes de salida (pagos). Es decir, recoge las entradas y salidas de fondos líquidos.
La diferencia con la cuenta de pérdidas y ganancias se encuentra en la distinta naturaleza de sus componentes. Mientras las pérdidas y ganancias recogen ingresos y gastos, la caja registra únicamente los cobros y los pagos indicando la liquidez de la actividad en cada momento. De esta manera es posible preveer las posibles necesidades de financiación a corto plazo.
Claves y aspectos administrativos legales
Dejamos para el final la parte de decidir cuál será el marco legal y las obligaciones administrativas que elegiremos para iniciar la actividad. Esta determinará importantes factores que afectarán a la empresa y a los que la dirigen.
Para ello hay que tener en cuenta el tipo de actividad y el número de promotores, la cuantía del capital social, la responsabilidad frente a terceros, los requisitos de constitución, las obligaciones fiscales y el régimen de seguridad social aplicable.
Para las personas físicas existen tres modalidades, el empresario individual o autónomo, la comunidad de bienes con un mínimo de dos socios, y la sociedad civil, también con 2 socios como mínimo. Los tres casos implican un grado de responsabilidad ilimitado.
Para las personas jurídicas, están las sociedades mercantiles, las sociedades de capital como la sociedad de responsabilidad limitada o la sociedad anónima con un socio como mínimo. También se contemplan aquí las sociedades laborales y las sociedades cooperativas con un mínimo de tres socios, y las sociedades profesionales, cuyo número de socios depende de otras especificaciones.
Cada una de estas formas tienen unas características y compromisos particulares a la hora gestionar los trámites con la administración y tributar. Elegir una u otra depende en la mayoría de los casos de las expectativas económicas, los niveles de inversión y el volumen de negocio esperado.
Conclusiones
El plan de empresa o de negocios es muy útil y hasta imprescindible para plantear el inicio de cualquier actividad. Su elaboración de manera más o menos rigurosa establecerá las bases de cualquier iniciativa o idea para sacar adelante un proyecto. Además, todos los implicados solicitarán un resumen ejecutivo.
Gracias a este documento que conlleva un estudio premeditado podremos hacernos una idea de las posibilidades que tenemos a la hora de afrontar el reto. Es necesario para ampliar la perspectiva al reparar en aspectos que de otra manera pasarían desapercibidos comprometiendo el negocio.
Como referencia, es muy recomendable fijarse en cómo lo hacen otros negocios o empresas de la competencia. Esto responderá a muchas preguntas sobre cómo enfocar los esfuerzos, tanto para mejorar lo existente, como para evitar enfrentarnos a los que ya está establecidos con más recursos que nosotros.
